La digitalización de los procesos escolares y organizativos, son una buena idea para humanizar y agilizar el trabajo administrativo y docente en las Instituciones o Centros Educativos. Una escuela maneja y genera una gran cantidad de información y mantener todo ese volumen de datos actualizado y con un estado de integridad, digamos saludable, constituye un gran reto si no se cuenta con un sistema informático que asista esta gestión. Luego de un análisis previo de entre varios productos que existen para estos fines, se decidió realizar el análisis a RosarioSIS como base para un desarrollo a la medida de un Sistema de Gestión Educativa. Los sistemas informáticos pueden ser tan minimalistas o tan complicados como se desee, pero para este tipo de aplicaciones en esencia se requiere de estos aspectos básicos:
- Gestión
de las estructuras organizativas del Año Escolar.
- Gestión
de las materias, cursos de pre grado y postgrado, y las clases.
- Gestión
del personal de la institución.
- Gestión
de la Asistencia y Calificaciones.
Y
en base a estos elementos se dirigirá el análisis de este sistema, a su vez
dentro de cada uno de ellos se tratarán aspectos que el equipo de desarrollo de
SoftPei considera debería cubrir un sistema de este tipo.
Gestión de las estructuras organizativas del Año
Escolar.
Convencionalmente
los procesos docentes delimitan el Año Escolar en tramos o periodos de tiempo
para la planificación de los programas escolares y las clases. El Año Escolar
por lo general es de 10 meses, y es dividido generalmente en 2 semestres, donde
cada uno es dividido en trimestres o bimestres y estos también en otros
periodos de tiempo más pequeños.
En
el caso de RosarioSIS El sistema solo permite un año activo por Escuela, por
otro lado, se permite crear tantos Semestres, Bimestres y Periodos Intermedios
como se desee. Para esto, el sistema maneja una estructura de periodos a
calificar en forma arbórea de hasta 4 niveles de profundidad, no más:
Año:
1-
Semestre 1:
1-
Bimestre 1:
1-
Periodo Intermedio 1.
.
N-
Periodo Intermedio N.
.
N-
Bimestre N:
.
N-
Semestre N:
La
única restricción para definir estos periodos es que los que pertenecen a un
mismo nivel de profundidad, por ejemplo, todos los Bimestres de un Semestre, no
pueden solaparse, en cuanto a los límites de fecha definidos para cada uno, o
sea las fechas de inicio o fin de alguno de estos periodos no debe estar
comprendido dentro de las fechas de inicio y fin de otro periodo del mismo
nivel de profundidad, aunque el sistema permite algunas configuraciones en este
sentido que no deberían ser válidas como se muestra en la siguiente imagen:
Gestión de las materias, cursos de pregrado y
postgrado, y las clases.
Cada Nivel Escolar tiene una estructura definida para el orden en que se impartirán las materias y que parte de las materias se impartirá en cada uno de estos Niveles Educativos. Para lograr esto es que se diseñan los Programas Escolares, paras las Enseñanzas Básica, Media y Superior, para el caso del Pregrado y los Programas de Especialidades, Maestrías y Doctorados para el caso de Postgrado.
Un sistema de gestión Educativa debe permitir gestionar estas estructuras y RosarioSIS la implementa siguiendo este diseño
Cada Nivel Escolar tiene una estructura definida para el orden en que se impartirán las materias y que parte de las materias se impartirá en cada uno de estos Niveles Educativos. Para lograr esto es que se diseñan los Programas Escolares, paras las Enseñanzas Básica, Media y Superior, para el caso del Pregrado y los Programas de Especialidades, Maestrías y Doctorados para el caso de Postgrado.
Un sistema de gestión Educativa debe permitir gestionar estas estructuras y RosarioSIS la implementa siguiendo este diseño
La materia sería el campo del conocimiento que trata el curso, y dentro del curso estaría la definición de las clases, en otras palabras, que porción del conocimiento de la materia se impartirá en cada curso. De esta forma se puede agrupar por campo de conocimientos las clases en una Institución, veamos un ejemplo en el caso de una Escuela Preparatoria, si el Programa Escolar define que Matemáticas se impartirá en todos los grados:
Si
la materia Física solamente se impartirá en 10mo y 11no Grado se hace lo
siguiente:
Este ejemplo es aplicable a un curso o postgrado en el que se vaya a impartir materias como Matemáticas y Física. El Postgrado de Matemáticas y Física Avanzado, aparecería en ambas materias como lo están 10mo y 11no Grado
Gestión del personal de la institución
De
gran importancia el tema de gestionar las personas para un Sistema de Gestión
no solo Educativa sino para otros tipos de Sistemas de Gestión. En nuestro caso
que se va a gestionar, principalmente estudiantes y profesores, por lo general, se va más lejos que esto y hay sistemas como RosarioSIS que gestiona a los
padres de los estudiantes, aunque pudiera gestionarse todo el personal
administrativo y adjunto que trabaja en una Institución Educativa. El sistema
RosarioSIS hace una gestión bastante simple de estudiantes, profesores y
padres.
Estudiante: El
formulario inicial de Inserción de los datos de un Estudiante solo contiene los
datos básicos y tradicionales para un formulario de este tipo, los campos
“Nombre de Usuario” y “Contraseña” se emplean para la creación del usuario del
estudiante para que pueda acceder al sistema. Una vez creado el estudiante la
interfaz Información del Estudiante muestra otras dos secciones “Direcciones y
Contactos” e “Información Médica”.
Direcciones
y Contactos: inicialmente sale vacío, los campos para esta sección de la
interfaz hay que definirlos en “Estudiantes->Campos de Estudiantes”.
Información
Médica: esta sección incluye un conjunto de información de origen médico.
Los Estudiantes una vez que son ingresados en el sistema, estos nunca desaparecen del mismo, ni siquiera al darle baja, lo que hacen es cambiar de estados, estos estados son los Códigos de Matrícula:
Esta interfaz muestra las opciones de Matrícula de un estudiante
Y
en la misma interfaz aparece los campos el retiro o baja y traslado de una
Institución a otra.
Profesores y Padres: La creación
de Administradores del sistema, Profesores y Padres se hace por la interfaz de
Inserción de usuarios. El formulario de Inserción de Usuarios solo contiene los
datos tradicionales para un formulario de creación de usuarios, la
diferenciación entre estos roles esta especificada por la selección del perfil
en el formulario.
Los Profesores: Una vez creado el Profesor la interfaz "Información del Usuario" muestra otras dos secciones “Horario” y “Alimentación”. En la sección de “Horario” se muestra todas las clases en las que el profesor está involucrado y en la sección “Alimentación” se mostrará los datos referentes a la Alimentación del Profesor.
Los Padres: Solamente se
recoge la información del formulario de creación de Usuarios y una vez creado
un Padre en la interface de Información del Usuario solo se mostrará la
Información General.
Gestión de la Asistencia y Calificaciones
Parte
importante del proceso docente es llevar el registro de la evolución de los
estudiantes, para ello es necesario llevar los datos estadísticos del
cumplimiento de los horarios y las evaluaciones de los educandos. Por lo que un
Sistema de Gestión Educativa debe permitir llevar el control de la asistencia,
en el caso de RosarioSIS el profesor que imparte una clase es el que lleva este
control sobre los estudiantes matriculados en su clase.
La
gestión es muy simple, cada día es ingresar en el sistema si el estudiante está
presente, si llegó tarde o se ausentó. Este sistema tiene una restricción que a
nuestro criterio debería ser un poco más flexible o debería estar determinada
por algún parámetro de configuración. Trata de que, en el transcurso del día, el
profesor puede editar la asistencia, pero ya no podrá hacerlo para días pasados
o días en el futuro, o sea la asistencia tiene que ser tomada en los días
correspondientes a los encuentros de una clase determinada y no se puede dejar
para otro día. Quizás el ingreso de la asistencia para fechas en el futuro si
debería restringirse, pero para fechas en el pasado se pudiera reconsiderar.
En
cuanto a las calificaciones, el sistema permite introducir las calificaciones
finales de los estudiantes en cada curso en el que este matriculado, RosarioSIS
permite definir en qué periodo estará ubicada cada Clase.
Y
si la Clase está sujeta a evaluaciones o no
Además,
RosarioSIS establece otras restricciones en este sentido, existen 2 campos de
Fecha en el formulario de creación de los períodos a calificar que definen una
ventana de tiempo que tienen los profesores para introducir las evaluaciones
finales. El profesor solo podrá hacer esto durante esa ventana de tiempo, de lo
contrario ya no podrá hacerlo o por lo menos no por la interfaz de ingreso de
evaluaciones finales.
Otro
dato importante respecto a las Calificaciones es que tiene que estar definida
la Escala de Calificaciones, es otro dato que se introduce en el formulario de
creación de las Clases, este dato tiene que estar definido o no se podrá
calificar a los estudiantes en esa Clase del Curso.
Cuando
el Profesor entra al sistema, en el módulo de Calificaciones puede introducir
las evaluaciones, siempre que se encuentre en el periodo a calificar definido
para esto
El
profesor podrá ver a todos los estudiantes matriculados en sus clases, en la
columna de la tabla podrá seleccionar la calificación para cada uno de ellos, y
en el formulario de la barra de título puede seleccionar las clases en las que ejerce
como profesor.
Tanto
los Profesores como los Estudiantes y los Padres pueden emitir boletines de
evaluaciones cada uno de los estudiantes a los que tiene acceso, el Profesor a
todas sus clases, el Estudiante sobre sí mismo y el Padre a sus hijos. Estos
boletines son resúmenes de las evaluaciones finales de los estudiantes para
cada uno de los periodos de evaluaciones.
RosarioSIS no permite llevar un registro de evaluaciones ordinarias, como las que llevaría un profesor diariamente en sus clases, siguiendo las reglas del sistema pudiera simularse este proceso no sería demasiado complicado como para intentar implementarlo.
RosarioSIS no permite llevar un registro de evaluaciones ordinarias, como las que llevaría un profesor diariamente en sus clases, siguiendo las reglas del sistema pudiera simularse este proceso no sería demasiado complicado como para intentar implementarlo.
El
sistema no permite emitir certificados para niveles escolares vencidos, ni nada
que se le parezca. Tampoco permite llevar el control de los intentos de
exámenes extraordinarios en caso de la reprobación de un estudiante. El
mecanismo para actualizar o modificar una nota de estudiante si está soportado.
Pero el registro de cada modificación no se almacena en ninguna tabla, solamente se actualiza el dato que ya estaba.
En
sentido general el sistema RosarioSIS cubre varios de los procesos de una
Institución Educativa, por lo menos mucho mejor que otros sistemas, como
OpenSIS, GebbonEdu y OpenEmis. Las estructuras organizativas del Año Escolar
pueden ser más flexibles, para permitir una gestión más amplia. La Gestión de
las materias, cursos de pregrado y postgrado, y las clases es bastante
acertado. La Gestión del personal de la institución, es bastante básica, aunque
cumple con su función en el sistema, en este aspecto mencionar que no se
contempla la posibilidad de que los Profesores matriculen en cursos de
Postgrado. Pero los procesos de evaluaciones pueden mejorarse e incorporarle
algunas funciones que no tiene, como las mencionadas en el último punto del
análisis.
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